Асистент референта

Асистент референта – перший, з ким зустрічається відвідувач в установі. Від його поведінки та зовнішнього вигляду залежить престиж фірми, організації, де він працює, настрій партнерів, клієнтів.

З’явились нові варіації назв секретарської посади: асистент референта, помічник із загальних питань, офіс-менеджер, секретар керівника. Слово “секретар” спочатку означало “довірена особа”. Секретарі з’явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з’явилися жінки-секретарі.

Характер роботи

Асистент референта:

– бере участь в упровадженні системи взаємозв‘язків, застосовує і підтримує її відповідно до встановлених вимог і порядку, які забезпечують координацію внутрішньої управлінської діяльності між керівником підприємства і керівниками структурних підрозділів та іншими працівниками, взаємовідносин керівника підприємства з представниками інших підприємств, партнерами, конкурентами та клієнтами;

– готує, опрацьовує відповідні інформаційні матеріали, проекти доповідей, співдоповідей;

– організовує робочий час керівника, розклад його роботи;

– складає щомісячний графік звітів керівників структурних підрозділів про результати господарської діяльності;

– здійснює планування та організацію поїздок керівника;

– надає допомогу керівнику в прийманні відвідувачів чи співробітників;

– за дорученням керівника або референта готує інформаційні, дорадчі, матеріали діяльності;

– за дорученням керівника або референта вступає в ділове спілкування з партнерами через комп‘ютерний та телефонний зв’язок;

– бере участь у підготовці для подання відповідним органам статистичної, науково-технічної та іншої інформації.

Умови роботи

У процесі роботи асистент референта невимушено змінює робочу позу, темп і ритм рухів. Рухливість його протягом робочого дня необмежена. Увага під час роботи вимагає постійного переключення. Свідомість спрямована на виконання декількох операцій: підготовка документів, спілкування з співробітниками та відвідувачами, друкування матеріалів, телефонні переговори.

Ринок праці

Професія асистента референта користується попитом на ринку праці. Діяльність у сферах управління, менеджменту, на підприємствах, в організаціях та державних установах. Потреба у кадрах постійна.

Освітня підготовка

Професію асистент референта здобувають у професійно-технічних навчальних закладах.

Медичні обмеження

Працювати за цією спеціальністю протипоказано людям із захворюваннями нервової системи, хронічними психічними захворюваннями, хворобами серця, опорно-рухового апарату, з недостатнім кровообігом, людям з поганим зором і слухом.

Вимоги до індивідуальнопсихологічних особливостей

– комунікабельність, організованість;

– відповідальність, пунктуальність;

– дипломатичність, уміння зберігати службову таємницю;

– гарна пам’ять, інтелігентність;

– працьовитість, сумлінність;

– охайність, доброзичливість.

Перспективи

Старший секретар, референт, завідувач канцелярії. Можливе призначення на посаду офіс-менеджера, виконавчого директора.

Споріднені професії

Секретар, адміністратор, оператор з обробки інформації та програмного забезпечення, друкарка, стенографіст, референт, діловод.

 

Кваліфікаційна характеристика

Розряд (категорія, клас): Асистент референта

Завдання та обов’язки: Бере участь у впровадженні системи взаємозв’язків, застосовує і
підтримує її відповідно до встановлених вимог і порядку, які забезпечують координацію внутрішньої управлінської діяльності між керівником підприємства (установи, організації) і керівниками структурних підрозділів та іншими працівниками, взаємовідносин керівника підприємства із представниками інших підприємств (установ, організацій), партнерами, конкурентами та клієнтами.

За дорученням керівника або його референта готує, опрацьовує відповідні інформаційні матеріали,проекти доповідей, співдоповідей; організовує робочий час керівника, розклад його роботи; складає щомісячний графік звітів керівників структурних підрозділів про результати господарської діяльності. Доводить або бере участь у доведенні до відома відповідних працівників, служб та сторонніх організацій зміст рішень, прийнятих керівником. Готує проекти розпорядчої, адміністративної, комерційної, технічної та іншої кореспонденції-запитів, звернень, відповідей на листи, повідомлень тощо. Готує своєчасне адресне направлення доручень, розпоряджень та наказів керівника підприємства (установи, організації), службової кореспонденції керівникам підрозділів та іншим виконавцям. Здійснює планування та організацію поїздок керівника. Веде протоколи засідань із застосуванням стенографії чи інших засобів. Надає секретарю керівника допомогу в прийманні сторонніх відвідувачів чи співробітників, отриманні довідок, запитів та іншої інформації адміністративного, фінансового та організаційного характеру. За дорученням керівника або референта готує інформаційні, дорадчі, літературно-публіцистичні матеріали відповідного напряму діяльності, підбирає необхідні законодавчо-нормативні, міжвідомчі, відомчі, фірмові, внутріфірмові та методичні документи. За дорученням керівника або референта вступає в ділове спілкування з партнерами через комп’ютерний та телефонний зв’язок. Допомагає керівнику підприємства в застосуванні відповідних норм етикету під час проведення зустрічей прийому відвідувачів та гостей.
Бере участь у підготовці для подання відповідним органам статистичної, науково-технічної та іншої інформації.

Повинен знати:

  • законодавство України про підприємницьку діяльність;
  • основи адміністративного, господарського та трудового права;
  • правила ведення документації;
  • основи економіки, організації праці, виробництва; профіль, спеціалізацію та особливості управління підприємством;
  • організаційну, виробничу і соціальну структуру підприємства;
  • основи технології виробництва;
  • комп’ютерну та офісну техніку;
  • технічні засоби реєстрації та оброблення інформації;
  • правила, норми та етикет організації проведення ділових заходів, зустрічей, прийомів, нарад тощо;
  • основи психології спілкування, соціології та етики професійних відносин;
  • основи вітчизняної культури, звичаї, відповідні стилі літературного та ділового мовлення;
  • зарубіжний досвід у відповідній галузі діяльності та у сфері діловодства і стенографії;
  • одну або більше іноземних мов.

Кваліфікаційні вимоги. Неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (молодший
спеціаліст) або повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта. Без вимог до стажу
роботи.

Відповідно до «Загальних положень Довідника кваліфікаційних характеристик професій
працівників» (ДКХПП, випуск 1, розділ 2, Краматорськ-2005):

Поряд з роботами, що внесені до складу відповідного розділу кваліфікаційних характеристик
професій, усі робітники повинні:

  • раціонально і ефективно організовувати працю на робочому місці;
  • дотримуватись норм технологічного процесу;
  • не допускати браку у роботі;
  • знати і виконувати вимоги нормативних актів про охорону праці і навколишнього
    середовища, додержуватися норм, методів і прийомів безпечного ведення робіт;
  • використовувати у разі необхідності засоби попередження і усунення природних і
    непередбачених негативних явищ (пожежі, аварії, повені тощо).


Кваліфікаційна характеристика наведена з ДКХПП, випуск 18, Видавнича справа розділ 2,
Поліграфічна діяльність, 2008 р., ВАТ «УНДІПП ім. Т.Г. Шевченка»

Hits: 48